Kassenführung: Bis Jahresende muss alles „safe“ sein!

Der Countdown läuft: Auch wenn noch niemand so recht weiß, wie die Umsetzung im Detail aussehen soll, bleibt der 1. Januar 2020 als Termin bestehen.

Ab diesem Zeitpunkt wird das Sicherheitsmodul mit digitaler Schnittstelle tatsächlich Pflicht. Für alle Unternehmen mit Bargeschäften, die keine offene Ladenkasse führen, bleiben daher nur noch wenige Wochen, um alles Erforderliche zu regeln
Betroffen sind alle elektronischen oder computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen einschließlich der Waagen mit Registrierkassenfunktion. Abzusichern sind insbesondere alle Geschäftsvorfälle, die sich auf den Gewinn, das Anlage- und Umlaufvermögen oder das Eigen- und Fremdkapital auswirken. Dazugehören neben den Eingangs- und Ausgangsumsätzen auch nachträgliche Stornierungen, Trinkgelder, die Ausgabe oder Einlösung von Gutscheinen, Privatentnahmen und -einlagen, Wechselgeldeinlagen, Lohnzahlungen aus der Kasse und der Geldtransit. Aber auch Trainingsbuchungen, Belegabbrüche, erstellte Angebote und nicht-abgeschlossene Geschäftsvorfälle bzw. offene Bestellungen sind dauerhaft einzeln zu speichern. Neue Kassen werden künftig bereits werkseitig mit dem notwendigen Sicherheitsmodul ausgestattet sein. Derzeit eingesetzte Registrierkassen sind nach Einschätzung der Kassenhersteller größtenteils aufrüstbar.

Unternehmer und Hersteller müssen daher gemeinsam organisieren, dass die Kassen bis zum Jahresende über das Sicherheitsmodul verfügen. Registrierkassen, die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind (Nachweis erforderlich), dürfen noch bis Ende 2022 weitergenutzt werden. Voraussetzung ist, dass sie nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und eine Einzeldatenaufzeichnung ermöglichen. Für PC-Kassensysteme gilt die Übergangsregelung nicht.
Ab dem 1. Januar 2020 muss jedes neu angeschaffte, geleaste oder gemietete elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion innerhalb eines Monats beim zuständigen Finanzamt angemeldet werden. Zu melden sind die Steuernummer, die Zertifizierungs-IP und Seriennummer der technischen Sicherheitseinrichtung und das Datum der Anschaffung bzw. der Leasing- oder Mietbeginn. Auch bei Außerbetriebnahme, Diebstahl oder Verlust der Kasse durch Brand oder Wasserschaden ist innerhalb der Monatsfrist eine Meldung erforderlich.

Hinweis:
Soweit die Übergangsregelung gilt, müssen auch alle derzeit in Unternehmen verwendeten und ab 1. Januar 2020 weitergenutzten elektronischen Aufzeichnungssysteme bis spätestens 31. Januar 2020 beim Finanzamt auf amtlichen Vordruck angemeldet werden.